Condução de Reuniões Eficazes

Esta formação visa sensibilizar os formandos para a necessidade de planear e conduzir reuniões eficazes na gestão do tempo de trabalho. No final do curso os formandos deverão ser capazes de determinar a necessidade de reunir; planear a reunião; identificar os participantes adequados; mediar os intervenientes durante uma reunião; e, por fim, redigir uma minuta de reunião.

No final do curso os formandos deverão ser capazes de:

• Conhecer conceitos de condução de reuniões ;
• Distinguir indicadores de reuniões ineficazes e as suas causas.
• Conhecer os diferentes papéis a desempenhar em Reunião;
• Reconhecer os diferentes Estilos e Tipos de Reunião;
• Conhecer a estratégia de 7 passos para Reuniões mais Produtivas.
• Conhecer as estratégias de Escuta Ativa;
• Identificar os tipos de personalidade mais comuns e como os mediar em contexto de Reunião.
• Conhecer as 3 Fases para uma Reunião Eficaz:
  • Planeamento;
  • Condução;
  • Follow up.
• Identificar as diferentes personalidades presentes no contexto de reunião apresentado em enunciado e apresentar uma estratégia de mediação;
• Identificar e definir uma estratégia de planificação, condução e follow up de uma reunião com base nos conceitos e ferramentas facultados no decorrer da formação.

• Formação contínua
• Formação a distância (E-learning)

1. Introdução ao curso

2. Conceitos e Mitos sobre Condução de Reuniões
   1. Características do Conflito
   2. Mitos comuns sobre Reuniões
3. Estilos, Tipos de Reunião e Papéis
   1. Estilos de Reunião
   2. Tipos de Reunião
   3. Papéis a desempenhar numa reunião
4. A Escuta Ativa e a Mediação de Personalidades
   1. A Escuta Ativa e os sinais de comunicação verbal e não-verbal
   2. Diferentes Personalidades e como as Mediar em contexto de reunião
   3. Trabalho de Grupo Prático sobre Mediação de Personalidades em reunião
5. Fases para uma Reunião Eficaz
   1. Antes - Planear uma reunião
   2. Durante - Conduzir a reunião
   3. Depois - Dar seguimento à Reunião
6. Plano de Reunião personalizado
   1. Conceção de um Plano de Reunião próprio, utilizando as Checklists e templates de orientação facultados.

O curso decorrerá em ambiente e-learning, através da plataforma de aprendizagem Moodle da TRAINING ACADEMY INTROSYS que se encontra acessível em: https://elearning.introsys.eu/

A metodologia predominante do curso caracteriza-se pelo visionamento, pelo formando, das temáticas do curso, segundo o seu próprio ritmo e disponibilidade, em articulação com a realização de exercícios de aplicação e sistematização, que permitem a autoavaliação face às aprendizagens desenvolvidas.

O curso é organizado sobre um modelo centrado no conteúdo e nos recursos disponibilizados como fonte de aprendizagem, ajustados ao desenvolvimento de um percurso individual.

É assegurada uma relação ativa entre o conteúdo e o formando, existindo interatividade, sendo solicitado ao mesmo, em diversos momentos, que assuma uma ação sobre o conteúdo, existindo uma transição entre os conteúdos, e exigindo ao formando que explore todo o conteúdo disponível antes de conseguir prosseguir para a etapa seguinte. O conteúdo vai sendo partilhado com o formando sob a forma expositiva, interrogativa e demonstrativa.

Toda a informação relacionada com o curso encontra-se na própria estrutura do mesmo. Com efeito, ao longo do curso vão surgindo diversos momentos em que o formando é conduzido a clicar nas opções disponíveis, no sentido de explorar em detalhe o conteúdo que está a ser partilhado. Este aspeto tem a particularidade do formando não ser capaz de avançar no curso, sem que o conteúdo associado seja previamente explorado. Assim, todos os conteúdos são de consulta obrigatória, o acesso a cada temática é desbloqueado consoante o formando visualize os conteúdos das diversas temáticas.

O formando tem a possibilidade de parar e retomar a qualquer momento o seu estudo na plataforma, decidindo, numa segunda visita, se pretende voltar ao início ou continuar a partir do ponto em que ficou.

Durante o curso, o formando conta com o apoio da equipa técnico-pedagógica, que vai monitorizar o seu progresso e comunicar consigo no decorrer de toda a formação e também para o esclarecimento de questões.

Para a concretização dos objetivos do presente curso, o formando terá de realizar as seguintes atividades:

• Realização de teste de diagnóstico;
• Visualização dos conteúdos do curso;
• Realização de atividades de Discussão entre formandos sobre os temas abordados;
• Realização de um Trabalho de Grupo;
• Esclarecimento de questões com o tutor, se solicitado;
• Realização de teste final de consolidação de conceitos;
• Preenchimento de documentos auxiliares;
• Realização de um Trabalho Individual Final que consiste na construção de um Plano de Reunião personalizado com base nas ferramentas facultadas no decorrer do curso;
• Realização de Teste Final de consolidação de conhecimentos.

Os canais de distribuição dos conteúdos que o formando tem disponíveis, para o desenvolvimento do curso, assumem a forma de apresentação, exercícios de aplicação/sistematização sobre a temática, ao longo do curso e de um documento disponível no Moodle da Introsys, com o título “Manual de Formação”.

O curso tem por base conteúdo consolidado e atual sobre a temática da formação, sendo que o Manual de Formação e documentos auxiliares, como fichas facultadas no decorrer da formação permitem consolidar, consultar informação e aplicar de forma prática o conhecimento transmitido.

Antes do início do curso, a equipa técnico-pedagógica assegura que o formando tem acesso ao mesmo no seu perfil, na plataforma Moodle da TRAINING ACADEMY INTROSYS, e que possui os requisitos informáticos necessários para aceder e navegar na plataforma. 

Procura também criar as condições necessárias para uma boa relação pedagógica e para a orientação do formando, motivando-o e apoiando-o para o cumprimento do programa de formação e das atividades que lhe são solicitadas ao longo do curso.

Existe um acompanhamento do percurso de formação do formando por parte da equipa técnico-pedagógica, encontrando-se sempre disponível para apoio técnico ao curso e para esclarecimento de questões. Existe um sistema de mensagens na Plataforma Moodle, que o formando poderá utilizar para contacto direto com o tutor ou com a equipa técnica, bem como acesso a Fóruns em que o formando pode comunicar com o tutor e com os colegas formandos.

A metodologia de avaliação das aprendizagens a aplicar no presente curso envolve i) uma avaliação formativa com base num teste de diagnóstico de autoavaliação, de modo a que o formando possa testar os seus conhecimentos prévios relativos às temáticas; na realização de atividades intermédias de autoavaliação; ii) uma avaliação sumativa concretizada através da realização de um Teste de Avaliação Final, de um Trabalho Individual Final e também de um Trabalho de Grupo, com o objetivo de validar os seus conhecimentos acerca dos conteúdos abordados no decorrer do curso.

A formação tem uma forte componente prática, pelo que o formando realizará atividades práticas em que aplica cada estratégia e conceito transmitido na construção de um Plano de Reunião personalizado.

O Trabalho de Grupo será realizado em grupos de 2 a 4 formandos, utilizando o Fórum do Grupo para comunicarem e trocar ideias, sendo depois necessário submeter o Trabalho de Grupo, respondendo às questões de desenvolvimento do enunciado facultado. Este Trabalho de grupo vale 15% da nota final do curso.

O Teste Final é constituído por seis questões de escolha múltipla e verdadeiro ou falso, sem limite de tempo, tendo o formando a oportunidade de repetir o mesmo, com o limite de 2 tentativas. O aproveitamento do formando neste teste exige a obtenção de um resultado igual ou superior a 80% (numa escala de 0% a 100%). Este teste vale 40% da nota final do curso.

O Trabalho Individual Final consiste na resposta a um conjunto de questões de desenvolvimento e fichas de planificação facultados num enunciado sobre as 3 Fases de uma Reunião, resultando na elaboração de um Plano de Reunião Personalizado. Este trabalho vale 30% da nota final do curso.

As atividades de discussão em fórum desenvolvidas no decorrer da formação têm mais carácter formativo do que sumativo, contando apenas entre 2 a 3% do valor da nota final do curso. Sendo 4 atividades, o seu total de peso na avaliação final será de 15%. Desta forma, permite-se que o formando não descure a realização destas atividades.

O aproveitamento do formando neste curso exige a obtenção de um resultado igual ou superior a 80% no total de todas as atividades desenvolvidas durante a formação – Teste Final [40%] + Trabalho Individual Final [30%] + Trabalho de Grupo [15%] + Atividades de Discussão em fórum [15%], numa escala de 0% a 100%.

Verificando-se o aproveitamento, o formando tem direito a receber um Certificado de Formação Profissional, de acordo com a legislação em vigor.